Wie Du Dir Freiräume für wichtige Aufgaben schaffst und den mentalen Ausschalter am Wochenende findest 🧘♂️
Viertel vor sechs, Freitagabend. Schon wieder: Den Start ins Wochenende vertagst Du …auf später. Grmpf…
Erschöpft von einer sehr „sportlichen“ Woche sitzt Du erschöpft vor deinem Laptop, die To-do-Liste für nächste Woche wächst schon wieder, und du kannst das Handy nicht zur Seite legen, weil ständig neue Nachrichten aufpoppen.
“ Geht das eigentlich nur mir so?!“ geht Dir durch den Kopf…
Berechtigte Frage!
Und mal ganz ehrlich: Wie viele Menschen in verantwortungsvollen Positionen kennst Du, die Dir um diese Uhrzeit ein Foto vom Feierabend-Bierchen schicken? Eben!
Endloser Aufgabenmarathon
Für viele – besonders Führungskräfte und beruflich Erfahrene in verantwortungsvollen Positionen – ist die Arbeitswoche ein scheinbar endloses Rennen.
Die Tage sind gefüllt mit Meetings, E-Mails, und tausend Aufgaben, die irgendwie gleichzeitig erledigt werden müssen.
Ich könnte hier jetzt ausholen und auf die allgemein schwierigen Zeiten, Kosteneinsparungen, den Personalmangel, die komplexen Herausforderungen für Führungskräfte, die schwer zu managende Gen Z und vieles andere schimpfen. Tue ich aber nicht! 😊
Schlicht und ergreifend, weil es Dich nicht weiterbringt!
Lass uns stattdessen gemeinsam überlegen, wie Du Dich aufstellst, damit Du Deine Aufgaben im Griff hast und nicht umgekehrt!
Alarmmodus aus!
In diesem Blogartikel zeige ich dir, wie du dir gezielt Freiräume für wirklich wichtige Aufgaben schaffst und gleichzeitig den mentalen Ausschalter fürs Wochenende findest.
Denn genau das brauchen wir alle: Auszeiten am Wochenende, um ein gesundes Gegengewicht zu unserem Arbeitsalltag zu finden und es mit gutem Gewissen genießen zu können!
Und dadurch leistungsfähig und motiviert zu bleiben und nicht im ständigen „Alarmmodus“ gefangen zu sein.
Also, magst Du wissen, wie Du das angehst? Dann lies weiter…
Dein Kopf: ständig in Alarmbereitschaft 🧠🚨
Du kennst das bestimmt: Du versuchst, dich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, und plötzlich taucht ein Gedanke nach dem anderen auf: „Habe ich das Angebot an Herrn P. rausgeschickt?“ „Mist, fast vergessen: nächste Woche bin ich ja zwei Tage unterwegs, wie soll ich denn da noch das Interview mit der Bewerberin unterbringen?“ „Und dann ist da noch die Vorstandssitzung…!“
Unser Gehirn ist von der Evolution her darauf ausgelegt, uns ständig vor möglichen Gefahren zu warnen. Was früher überlebenswichtig war, sorgt heute dafür, dass wir uns im Dauerstress-Modus befinden. Da soll noch jemand den Fokus behalten und abschalten können!
Dieses Gefühl, ständig verfügbar sein zu müssen:
der dringende Anruf vom Chef
die Kollegin, die zeitnah Feedback für das Angebot benötigt
der Kunde, der kurzfristig noch eine wichtige Präsentation vor Feierabend braucht…
Doch was passiert, wenn wir uns diesem Lärm ständig hingeben? Wir verlieren die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und wirklich wichtige Aufgaben mit voller Aufmerksamkeit anzugehen. Stattdessen hetzen wir von einer Unterbrechung zur nächsten.
Laut einer Studie der Wirtschaftspsychologin Vera Starker werden wir im Arbeitsalltag durchschnittlich alle vier Minuten unterbrochen. Das summiert sich zu drei vollen Tagen pro Monat, die uns nur dafür verloren gehen, dass wir versuchen, uns wieder zu fokussieren!
Die Kunst, Freiräume zu schaffen 🎯
Hier ist die gute Nachricht: Du und nur Du kannst diesen Dauer-Beschuss mit Anfragen, Erinnerungen und To-Do`s eindämmen!
Was Du dazu brauchst, ist eine bewusste Strategie, um wirklich die Freiräume für wichtige Aufgaben zu schaffen und dem ständigen Gedankenkarussell zu entkommen.
Hier sind meine Tipps, wie ich das geschafft habe:
STOP, einen Moment noch! Bevor Du jetzt denkst „kenn ich bestimmt schon alles, habe ich schon x-Mal gehört!“, hier die entscheidende Frage an Dich:
KENNST Du es oder KANNST Du es?!
Hand aufs Herz: Bei so vielen Dingen sind wir Wissensriesen aber eben auch Umsetzungszwerge, oder 😉?
Daher: lese Dir die folgenden Tipps durch & frage Dich ehrlich: „Setze ich das schon um?“
Und wenn nicht, dann bist Du hier genau richtig:
Setze klare Prioritäten
Am Anfang jeder Woche (ich selbst mache das immer Freitagmorgens für die Folgewoche) solltest du dir die Zeit nehmen, deine Top 3 Prioritäten zu definieren. Das sind die Aufgaben, die den größten Einfluss auf deine Ziele haben – sowohl beruflich als auch privat (und ja, dafür solltest Du Deine Ziele kennen 😉)
Frage dich: Was bringt mich wirklich weiter? Und der Rest? Den verschiebst du, delegierst oder streichst Du ganz.
Denn das ist der größte Stolperstein auf dem Weg zu mehr Effizienz: Eine To-do-Liste OHNE Prioritäten!
Schaffe Fokuszeiten – und verteidige sie mit Krallen 🦁
Klar: Freiräume für wichtige Aufgaben entstehen nicht von allein. Die musst Du Dir schon aktiv blocken. Ich nenne das „Deep work“.
Aktuell reserviere ich mir die erste produktive Stunde am Morgen dafür (Übrigens ein Hammer-Gefühl: Schon um 8 Uhr morgens das Wichtigste des Tages erledigt zu haben!!!)
Freiräume ohne Ablenkungen
In jedem Fall solltest Du Dir täglich oder zumindest wöchentlich Zeitfenster blocken, in denen du konzentriert an deinen Prioritäten arbeiten kannst – ohne Meetings, ohne E-Mails, ohne Ablenkungen. (Wann Fokuszeiten für Dich Sinn machen, hängt von Deinem Biorhythmus und Deinem beruflichen Kontext ab)
Kommuniziere das im Team, blocke diese Zeitslots im Kalender und schalte Dein Handy auf Flugmodus.
Das Wichtigste aber ist: mach keine Ausnahmen!
Der Kollege, der zur Tür hereinkommt und „nur schnell“ ein Feedback braucht…? Wird souverän auf später vertröstet.
Deine Fokuszeiten sollten heilig sein 😇
🧏 Für mehr Infos zu Deep Work und fokussiertem Arbeiten empfehle ich Dir das Interview mit Vera Starker: Wertvolle Tipps, um endlich wieder fokussiert zu arbeiten.
Mini-Aufgaben sofort erledigen
Hast Du bestimmt schon mal gehört: das „Zwei-Minuten-Prinzip“
Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, dann erledige sie am besten sofort. So verhinderst du, dass dein Kopf durch viele kleine Aufgaben ständig überlastet wird. Das erleichtert es dir, den Fokus auf die größeren, wichtigeren Projekte zu legen.
Denn nichts ist frustrierender, als ständig von Kleinigkeiten aufgehalten zu werden, oder?
Delegieren und loslassen
Ein Glaubenssatz, den viele Menschen mit Verantwortung haben, geht in etwa so: „Ich mach es lieber selbst, dann bin ich auf der sicheren Seite!“ Kommt Dir bekannt vor?
Gerade als Führungskraft neigen wir dazu, alles selbst machen zu wollen. Das Gefühl, dass nur wir den Überblick haben und es schneller geht, wenn wir es selbst erledigen, ist verlockend.
Aber genau hier liegt der „Knixus Knaxus“: Denn so ist Deine Überlastung vorprogrammiert!
Der Schlüssel liegt im Delegieren. Und das ist nicht wirklich schwer (auch hier könnte ich jetzt ausholen, aber das hebe ich mir für später auf…)
Und juchhu: je mehr Du lernst, effektiv zu delegieren, desto – Du ahnst es- mehr Zeit hast Du für die wirklich wichtigen Aufgaben!
Und glaube mir: Du bist nicht allein, wenn Du anfangs daran zweifelst, dass Dein Team die Aufgaben genauso gut oder sogar besser erledigen kann als Du. ;-)
Überzeuge Dich selbst vom Gegenteil! Dein Kalender wird es dir danken.
(Übrigens ist meine Leadership Journey genau dafür gedacht: gemeinsam mit Dir Deine Woche so zu gestalten, dass Du sie souverän und fokussiert meisterst).
Den mentalen Ausschalter am Wochenende finden 🌿🧘♂️
Hoppla, schon 16 Uhr! Schon wieder ist die Woche fast rum. Deine Prioritäten hast Du abgearbeitet – aber da sind noch ewig viele Gedanken, die Dir durch den Kopf schwirren:
„Habe ich an alles gedacht?“
„Wollte die Kollegin T. nicht noch einen Terminvorschlag für unsere Abstimmung geschickt haben?“
„Was war es noch gleich, dass ich auf keinen Fall vergessen wollte…?“
It`s Friday: Time for Re-View & Pre-View 📅
Für mich war das Thema Review und Preview ein echter Gamechanger:
Freitag morgens reflektiere ich als erstes meine die Woche:
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- Was habe ich geschafft? (Schulterklopfen nicht vergessen 😉)
- Was ist liegen geblieben? (Frage: sofort noch machen im Fall einer 2-Minuten Aufgabe, verschieben auf nächste Woche oder delegieren?)
- Was hat sich erübrigt? (kannst Du ganz streichen, soll auch vorkommen 😉)
- Was hat diese Woche gut funktioniert? (Übernehmen, ansonsten anpassen)
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Und weil es ein so gutes Gefühl von Klarheit und Kontrolle in Dir auslösen wird, hänge direkt die Preview für die kommende Woche dran:
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- Was sind Deine 3 Top Prios? (Auf welche Deiner Ziele zahlen sie ein?)
- Welche … kannst Du antizipieren?
- Welche Puffer planst Du ein?
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Indem du am Ende der Woche deine To-dos für die nächste Woche sortierst, kannst du mit einem klaren Kopf ins Wochenende starten. So weißt Du, dass alles an seinem Platz ist und Du nichts Wichtiges vergessen hast. Das hilft Dir, mental wirklich abzuschalten und das Wochenende zu genießen.
Und dann: Mit gutem Gewissen Handy aus & Kopf frei
Es klingt einfach, ist aber schwer: Schalte dein Handy aus. Zumindest für ein paar Stunden oder den gesamten Samstag. Dein Gehirn braucht diese digitale Auszeit, um sich zu regenerieren. Jedes Mal, wenn das Handy vibriert oder aufleuchtet, wirst du aus deiner Entspannung gerissen – und die Gedanken beginnen schon wieder zu kreisen.
Erlaube dir, das Handy bewusst wegzulegen und stattdessen deine Aufmerksamkeit auf die Dinge zu lenken, die dich wirklich erholen – sei es ein gutes Buch, Zeit in der Natur oder einfach ein entspannter Nachmittag mit deiner Familie.
Entspannt Eintauchen ins Wochenende mit Ritualen🌸
Finde kleine Rituale, die dir helfen, nach der Arbeitswoche herunterzufahren.
Dein Lieblingspodcast im Ohr auf dem Heimweg, die Joggingrunde im Wald oder ein Glas Wein mit dem Partner. Kleine Gewohnheiten signalisieren deinem Körper und deinem Geist, dass jetzt der Feierabend beginnt. Sie schaffen einen klaren Übergang vom Arbeits- zum Freizeitmodus und Deine Regernation kann beginnen.
Gewinne die Kontrolle zurück 🛠️
Die größte Herausforderung in Deinem beruflichen Alltag ist es, die Kontrolle über deine Zeit zurückzugewinnen und deinen Kopf freizubekommen. Doch mit der richtigen Planung und bewussten Pausen kannst du nicht nur mehr Freiräume für wichtige Aufgaben schaffen, sondern auch den mentalen Ausschalter am Wochenende finden.
Also hier noch mal zusammengefasst für Dich:
Mit klaren Prioritäten, Fokuszeiten, effektivem Delegieren und einem wöchentlichen Review schaffst Du Dir genau den Raum, den Du brauchst – für Dich, für Dein Team und für Deine persönliche Regeneration. So kannst Du Deine Work-Life-Balance bewusst steuern und das Wochenende genießen.
Was sind deine Rituale, um am Wochenende den Kopf freizubekommen?
Mein Mann und ich haben zum Beispiel Freitagnachmittags unsere „blaue Stunde“. Und das hat per se nichts mit dem Alkoholgehalt unseres Aperitifs zu tun 😉
Hast du Tipps, die du mit mir teilen möchtest? Ich freue mich auf deine Ideen!
Auf Deinen erholsamen Feierabend!
Deine Susanne
P.S.: Wenn du deine Arbeitswoche klug strukturieren und dem Gedankenkarussell am Wochenende keine Chance geben möchtest, ist meine Leadership Journey genau das Richtig für Dich.
Denn so finden wir gemeinsam den für Dich schnellsten und besten Weg, Deine Zeit und Kraft souverän einzuteilen und das Kopfkino am Wochenende zu beenden:
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- 6×60 Min. Einzelcoaching, um Deine individuellen Herausforderungen systematisch anzugehen und souverän zu meistern
- persönliche Messenger-Begleitung: Dein direkter Draht zu mir für Situationen, in denen es schnell gehen muss
- Zugang zu meiner Leadership-to-go-Audiothek mit wertvollen Smart Nuggets für die sofortige Umsetzung
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